Redacta el contrato de compra, haz el pago inicial y contrata la inspección
El contrato de compra (Purchase Order o PO) es el documento que te protege ante cualquier desviación en la producción. Si algo no está en el contrato, no puedes reclamar nada. Esta lección te guía por cada sección de la plantilla, el proceso de pago inicial y cómo contratar la inspección con V-Trust para asegurarte de que el producto cumple exactamente lo acordado antes de salir de la fábrica.
El principio fundamental del contrato
Incluye en el contrato absolutamente todo: número de tornillos y su diámetro, dimensiones exactas del producto montado, peso dentro del packaging, materiales de fabricación, número y tipo de accesorios, características funcionales como ángulo de reclinación, carga máxima soportada, etc. Lo que no está en el contrato no puedes reclamar al proveedor si no se cumple.
Además, los contratos mejoran con el tiempo. Con el primer pedido aprenderás qué especificaciones se te olvidó incluir (ej. resistencia de la tela a los deshilachados) y las añadirás en el segundo. Pero el objetivo es que el primer contrato ya sea lo más completo posible.
Estructura completa del Purchase Order (PO)
Página 1: Datos básicos del pedido
| Campo | Qué incluir |
|---|---|
| Logo de empresa | Logo del comprador (tu marca o empresa) |
| Datos del comprador | Nombre de empresa/autónomo, NIF/EIN, dirección legal, persona de contacto, email, teléfono |
| Datos del proveedor | Nombre de la empresa del proveedor, dirección, persona de contacto (el comercial con quien hablas), email, teléfono |
| Número de contrato | Ponlo tú: ej. FBA0001.19082025 (SKU + fecha) |
| Fecha del pedido | La fecha en que firmas y haces el pago inicial |
| Fecha de inspección | Fecha acordada + días de fabricación: si tarda 30 días, fecha pedido + 30 días |
| Fecha de envío | Un día después de la fecha de inspección (o 2-3 días si el proveedor necesita reempaquetar) |
| Dirección de entrega | "Almacenes de Amazon FBA en [país]" o la dirección de tu almacén/3PL |
| Incoterm | Normalmente SWORD (AGL va a recoger) o NFOB/FOB (proveedor lleva al puerto) |
| Términos de pago | 30% antes de producción por Trade Assurance de Alibaba / 70% después de inspección exitosa por Trade Assurance |
Detalle de cada producto
Para cada producto o accesorio del set, incluye:
- Nombre del producto y FNSKU
- Material de fabricación (ej. "tela mesh transpirable + estructura de acero")
- Dimensiones del producto montado (alto × ancho × profundidad)
- Dimensiones del producto dentro del packaging
- Peso del producto dentro del packaging
- Color y acabado
- Todas las características funcionales importantes (ej. "se inclina hasta 135 grados", "reposapiés ajustable en altura", "reposabrazos abatibles")
- Especificaciones de materiales: número y diámetro de tornillos, tipo de espuma, densidad, etc.
Incluye en el contrato todas las imágenes posibles del producto, sus accesorios, el embalaje y la protección interior. Haz un montaje en Canva si es necesario para meter varias imágenes en una sola celda del documento. Cuantas más imágenes, menos margen de interpretación tiene el proveedor.
Cláusulas relativas a la inspección
Cláusulas de penalización por retrasos
Si el proveedor se retrasa más de 8 días por su culpa, te descuenta un 1% del valor de la mercancía por cada día de retraso (o el porcentaje que negocies). La misma penalización aplica si eres tú quien se retrasa en el pago.
Cláusulas de packaging y etiquetado
- La etiqueta FNSKU debe ser adhesiva (no impresa) y pegada al menos 1 cm de cada borde, en superficie plana, no tapada por nada
- Ninguna referencia al proveedor ni en el producto, ni en el packaging, ni en las Master Box
- El logo debe ir impreso permanentemente (no en pegatina) en el embalaje
- Si hay bolsas de plástico de 12,7 cm o más de apertura: advertencia de asfixia obligatoria
- Protección interior especificada: papel burbuja, corcho, foam, silicagel para humedad si aplica
- Si hay Master Box con más de 1 unidad: ningún lado puede superar 63,5 cm
- Si la Master Box pesa entre 15 y 23 kg: etiqueta de "carga pesada" obligatoria
- Si la Master Box pesa más de 23 kg: solo una unidad por caja
Cláusula de garantía del proveedor
El proveedor garantiza el producto frente a defectos de material o mano de obra durante un año desde la fecha del Bill of Lading. Si hay devoluciones de clientes por defectos demostrables, el proveedor repone esas unidades de forma gratuita en el siguiente pedido.
Muchos proveedores se niegan a aceptar la cláusula de garantía argumentando que si la inspección pasó, el producto salió correcto de su fábrica. Inclúyela igualmente. Si el proveedor la acepta, tienes protección. Si no, negocia. No pierdas el pedido por esta cláusula, pero intenta que quede reflejada.
Proceso de firma y pago inicial
Si pagas por transferencia directa a la cuenta bancaria del proveedor sin pasar por Trade Assurance, pierdes toda la protección del comprador de Alibaba. Si el proveedor desaparece o el producto llega mal, no podrás recuperar el dinero. Siempre Trade Assurance.
Contratar la inspección con V-Trust
V-Trust es la empresa de inspecciones recomendada por ser la más detallista del mercado. Sus inspectores revisan cada milímetro del producto, realizan todas las pruebas funcionales y entregan un informe exhaustivo con fotos y vídeos.