Pedido e Importación

El contrato de compra (Purchase Order) y el depósito inicial son los pasos que formalizan la relación con tu proveedor. A la vez, contratas la inspección independiente que protege la calidad de tu pedido antes de pagar el resto.

• Purchase Order (PO): El contrato de compra es el documento más importante de la relación con el proveedor. Debe documentar con exactitud la descripción del producto con todas las especificaciones técnicas (material, dimensiones, peso, acabado, colores y cantidad de unidades por caja), la cantidad total a producir, el precio unitario y el precio total, las condiciones de pago (30% depósito inicial + 70% antes del envío es lo estándar), el plazo de fabricación en días naturales desde el pago del depósito, las especificaciones del packaging (diseño de caja, idioma de las instrucciones, código FNSKU a incluir), las condiciones de inspección (cuándo y por quién), y las penalizaciones si no se cumplen los plazos o las especificaciones. El curso incluye una plantilla de PO en español e inglés.
• Depósito inicial (30%): Una vez firmado el PO y acordados todos los términos, transfieres el 30% del total al proveedor para que empiece la fabricación. Usa siempre transferencia bancaria (T/T Wire Transfer) o Alibaba Trade Assurance — este último te da más protección si hay disputa. Nunca pagues con Western Union ni en efectivo porque no existe ningún tipo de protección ante fraudes o incumplimientos.
• Alibaba Trade Assurance: Un servicio de Alibaba que actúa como garantía de pago. Si el proveedor no cumple —producto defectuoso, retraso excesivo o especificaciones incumplidas— Alibaba puede intermediar en la disputa y devolverte el dinero total o parcialmente. Úsalo siempre que tu proveedor lo tenga disponible; es tu red de seguridad financiera en la relación comercial.
• V-Trust para la inspección pre-shipment: V-Trust es una empresa especializada en inspecciones de mercancía en China y Asia. Contratas la inspección para que un inspector físico visite la fábrica cuando la producción esté entre el 80 y el 100% completada. El inspector verifica: la cantidad producida, la calidad de materiales y acabados, la funcionalidad del producto, el etiquetado correcto (FNSKU, barcodes, markings de seguridad requeridos) y la calidad del packaging. Recibes un informe completo con fotos detalladas y resultados en 24-48 horas. Si el informe revela problemas, puedes negociar con el proveedor para que los corrija antes del envío sin perder el tiempo de espera del barco.
• Cuándo contratar la inspección: A las dos terceras partes del plazo de fabricación acordado en el PO. De esta forma hay tiempo suficiente para que el proveedor corrija defectos antes de la fecha de envío, evitando retrasos costosos o el drama de descubrir problemas cuando el barco ya ha zarpado.

Antes de que el producto salga de la fábrica, tienes que crear el envío en Seller Central y coordinar con el agente de aduanas toda la documentación necesaria. La burocracia de importación puede frenar un negocio que funciona perfectamente en producción.

• Cómo crear el envío en Amazon Seller Central: Ve a "Gestionar inventario FBA > Enviar inventario a Amazon". Introduces el producto por ASIN, la cantidad total a enviar y el origen del envío —en este caso la dirección del proveedor en China o la del agente de aduanas en origen. Amazon genera instrucciones de etiquetado específicas para ese envío concreto.
• Ship to Amazon (programa de envío directo): Amazon tiene un programa donde el proveedor envía directamente a los almacenes de Amazon FBA sin que la mercancía pase por tus manos. Amazon genera las instrucciones de etiquetado y empaquetado específicas para cada caja del envío, que el proveedor o el agente aplican antes de la carga.
• Generar las etiquetas FBA (box labels): Una vez creado el envío, Seller Central genera las etiquetas de cada caja con el peso, las dimensiones y el contenido declarado de esa caja del envío. Estas etiquetas las imprime y aplica el proveedor o el agente de aduanas en origen antes de la carga en el contenedor. Sin estas etiquetas, Amazon rechaza el envío en el almacén.
• Agente de aduanas (freight forwarder): Es el profesional que gestiona el transporte completo desde la fábrica hasta los almacenes de Amazon en destino. Con un envío en términos DDP (Delivered Duty Paid), el proveedor ya incluye el agente en el precio. Con FOB (Free On Board), tú contratas tu propio agente. El agente gestiona la reserva del barco, los trámites de aduanas en origen y destino, el pago de aranceles, y la entrega final en el almacén de Amazon.
• Documentación necesaria para el envío: El juego de documentos imprescindibles incluye: la Commercial Invoice o factura comercial del proveedor con el valor declarado de la mercancía, el Packing List con el detalle exacto de cada caja —peso, dimensiones, contenido—, el Bill of Lading del transportista marítimo que acredita la carga, y en algunos productos o destinos el certificado de origen que acredita dónde se ha fabricado el producto.
• Crear el perfil IOR (Importer of Record): En algunos mercados como Australia y Canadá, Amazon requiere que designes un importador de registro —una entidad legal responsable de la importación ante las autoridades aduaneras de ese país. El agente de aduanas normalmente gestiona este proceso, pero debes anticiparlo en la planificación del envío para evitar bloqueos en aduanas de destino.
• Mercados especiales (Australia, Canadá, México): Cada marketplace tiene particularidades propias en cuanto a documentación aduanera, aranceles e IOR. El curso incluye guías específicas para crear el envío en cada uno de estos marketplaces con todas las particularidades detalladas.

El informe de inspección de V-Trust es el semáforo que decide si transfieres el 70% restante o no. Saber leer ese informe y actuar correctamente según su resultado te protege de errores que podrían costarte el pedido entero.

• Cuándo se hace el pago final (70%): Después de recibir el informe de inspección de V-Trust con resultado satisfactorio (PASS). Este es el orden inamovible: primero inspección, luego pago. Si el informe muestra problemas significativos, no transfieres el 70% hasta que el proveedor corrija los defectos y pases una segunda inspección —o bien hasta que hayas negociado un descuento que compense los defectos que decides aceptar.
• Cómo leer el informe de inspección: El informe de V-Trust tiene tres posibles resultados globales. PASS significa que todo está dentro de los límites aceptables: puedes pagar y proceder. FAIL indica que hay defectos que superan el límite aceptable: no pagues hasta que el proveedor corrija y pases una segunda inspección. PENDING significa que hay problemas menores que el proveedor puede resolver rápidamente —normalmente en 24-48 horas— y que requieren verificación antes de proceder. El estándar de defectos aceptable que usa la industria es el AQL 2.5 (Acceptable Quality Level), que permite hasta un 2,5% de unidades con defectos menores como tolerancia máxima.
• Qué hacer si el informe es FAIL: Comunica al proveedor los problemas específicos identificados en el informe, siempre con las fotos como evidencia. Exige la corrección antes del envío sin coste adicional para ti, ya que el incumplimiento de las especificaciones del PO es responsabilidad del proveedor. Si los defectos son menores y puedes aceptarlos funcionalmente, negocia un descuento en el precio final que refleje la diferencia de calidad. En casos extremos donde los defectos sean estructurales o el producto sea inutilizable, puedes plantear la cancelación del pedido: perderás el depósito del 30%, pero evitarás un desastre logístico y de reputación mucho mayor.
• El pago del 70% final: Se realiza exactamente igual que el depósito —transferencia bancaria T/T o Alibaba Trade Assurance. Guarda todos los recibos y confirmaciones de pago como documentación contable y como respaldo ante cualquier disputa futura. Una vez realizado el pago, el proveedor procede a preparar la mercancía para el envío y a coordinar la recogida con el agente de transporte.

El barco ha zarpado. Ahora empieza la fase más pasiva del proceso, pero hay que mantener visibilidad total sobre el estado del envío, los plazos de aduanas y la preparación del negocio para el día que el stock llega a Amazon.

• Seguimiento del envío: Una vez que el proveedor ha cargado la mercancía en el barco, recibes el Bill of Lading con el número de tracking del envío. Usa ese número para seguir la ubicación del barco en tiempo real a través de plataformas como Marine Traffic o FleetMon. Tu agente de aduanas también debería proporcionarte actualizaciones periódicas del estado del envío.
• Plazos realistas por ruta: Los tiempos de tránsito marítimo estándar desde China son aproximados, no garantizados. China a USA costa oeste (Los Ángeles / Long Beach): 25-30 días de tránsito. China a USA costa este: 35-40 días. China a Europa (Rotterdam, Valencia, Génova): 28-35 días. A estos tiempos de navegación hay que añadir entre 5 y 10 días adicionales para los trámites de aduanas en destino y el transporte terrestre hasta el almacén de Amazon. Usa siempre el escenario más pesimista para planificar tus fechas de reabastecimiento.
• Gestión de aduanas en destino: El agente de aduanas presenta toda la documentación ante las autoridades aduaneras del país de destino y adelanta el pago de los aranceles correspondientes, que luego te factura junto a sus honorarios. Si surge algún problema documental —falta de certificados, inconsistencias en la factura, inspección aleatoria por parte de aduanas— el agente te lo comunica de inmediato y trabaja para resolverlo. Mantén línea de comunicación abierta con el agente durante todo el proceso de importación para reaccionar con rapidez si algo no va bien.
• Preparación del negocio mientras el envío está en camino: El tiempo de tránsito es valioso. Mientras el barco navega, terminas de optimizar el listing con todas las keywords y el copy final, preparas y estructuras las campañas de PPC que activarás el día que el stock llegue, aseguras que el listing está completamente completo y listo para activarse, y realizas cualquier ajuste final en packaging, ASIN o configuración del producto que todavía esté pendiente.
• Qué hacer si el stock llega tarde o con problemas: Si hay retraso significativo respecto a la fecha prevista, comunica con el agente y el proveedor para entender la causa exacta —congestión portuaria, problemas documentales, inspección aduanera— y recalcula tus fechas de lanzamiento en consecuencia. Si el stock llega con daños físicos visibles, documenta inmediatamente todo con fotografías detalladas antes de firmar el albarán de recepción del almacén. Con esa evidencia, abre una reclamación ante el seguro de transporte o ante el agente de aduanas según corresponda.